Ο σχεδιασμός ενός συνεδρίου απαιτεί προσεκτική προετοιμασία, οργάνωση, προσοχή σε κρίσιμες λεπτομέρειες και ενεργητικότητα. Για αυτό ερχόμαστε σε επαφή με τον πελάτη, καταγράφουμε τις ανάγκες του και προσφέρουμε ολοκληρωμένες προτάσεις που διασφαλίζουν την επιτυχία του συνεδρίου ή της εκδήλωσης.

Οι συμβουλευτικές και υποστηρικτικές μας υπηρεσίες καλύπτουν τους εξής τομείς:

• Επιλογή τόπου συνάντησης, λαμβάνοντας υπόψη παράμερους όπως:
  • Στόχοι συνεδρίου
  • Ημερομηνίες διοργάνωσης
  • Διαθεσιμότητα συνεδριακών κέντρων
  • Εκτίμηση χρόνου μετακίνησης των συμμετεχόντων στο συνεδριακό κέντρο
• Διαμόρφωση προϋπολογισμού & διαχείριση οικονομικών
  • Σύνταξη του προϋπολογισμού εξόδων
  • Έλεγχος δαπανών με βάση τα εγκεκριμένα ποσά
  • Δημιουργία αναφορών προϋπολογισμού
  • Σύνταξη κατάστασης εσόδων - εξόδων (απολογισμός)
• Διαχείριση Χορηγιών
  • Δημιουργία Χορηγικού Προγράμματος
  • Αναζήτηση Χορηγών
• Διοικητική υποστήριξη
  • Γραμματειακή υποστήριξη
  • Διαχείριση αλληλογραφίας
  • Οργάνωση παράδοσης του συνεδριακού υλικού στον συνεδριακό χώρο
• Διαπραγμάτευση συμβολαίων
  • Κράτηση συνεδριακού χώρου
  • Επισιτιστικές εκδηλώσεις (γεύματα, Coffee breaks, κ.λπ.)
  • Τιμές δωματίων
  • Οπτικοακουστική υποδομή / υπηρεσίες
  • Μεταφραστικές υπηρεσίες
  • Φωτογράφηση - βιντεοσκόπηση - ηχογράφηση
  • Υπηρεσίες ασφάλειας (Security)
  • Εκτυπώσεις
  • Υλικό υποστήριξης συνεδρίου
  • Παροχή ασφάλισης αστικής ευθύνης
  • Μεταφορά συνέδρων, οργάνωση επισκέψεων, ειδικές εκδηλώσεις
• Υλικό υποστήριξης συνεδρίου
  • Συνεδριακές τσάντες, folder, σημειωματάρια, στυλό, πλαστικοποιημένες περιλαίμιες κάρτες, δώρα συνέδρων
• Προβολή στο Internet
  • Παρουσίαση συνεδρίου
  • Ενημέρωση ιστοσελίδας
  • Φόρμα υποβολής περιλήψεων
  • Φόρμα on-line εγγραφής & πληρωμής συνέδρων σε ασφαλές διαδικτυακό περιβάλλον
• Προβολή με έντυπο πληροφοριακό υλικό & επιμέλεια εκτυπώσεων
  • Προσδιορισμός αναγκών σε έντυπο υλικό
  • Σχεδιασμός & επιμέλεια παραγωγής έντυπου υλικού
• Διαχείριση στο χώρο του συνεδρίου
  • Επιμέλεια σηματοδότησης και διακόσμησης χώρου
  • Σχεδιασμός και εποπτεία της εγκατάστασης
  • Επίβλεψη όλων των εκδηλώσεων του συνεδρίου
  • Οργάνωση όλων των χώρων γραμματείας με τον κατάλληλο εξοπλισμό (γραφεία, ηλεκτρονικούς υπολογιστές, τηλέφωνα, κ.λπ.)
  • Συντονισμός προσωπικού
• Οργάνωση ταξιδιών & επισκέψεων
• Οργάνωση ψυχαγωγικών & κοινωνικών εκδηλώσεων

Αν ενδιαφέρεστε για συνεργασία, παρακαλούμε επικοινωνήστε μαζί μας.

High Technology Expo
ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΚΘΕΣΕΩΝ & ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ
Λ. ΙΩΝΙΑΣ 68, 174 56 ΑΛΙΜΟΣ
ΤΗΛ. +30 210 9858249
FAX: +30 210 9825869
e-mail : info@htexpo.gr